Jedes Unternehmen hat sie: die eine Person, die weiß, warum Maschine 3 bei Kälte Probleme macht. Die Kollegin, die auswendig kennt, wie das Angebot für den Sonderfall kalkuliert wird. Den Mitarbeiter, ohne den bei einer Störung erst einmal niemand weiterkommt.
Solange diese Personen da sind, läuft alles. Aber jeder Urlaub, jeder Krankenstand und jede Pensionierung wird zum Risiko. Eine KI-Wissensdatenbank löst genau dieses Problem.
Was eine KI-Wissensdatenbank ist
Eine KI-Wissensdatenbank nutzt das Wissen, das in Ihrem Unternehmen bereits vorhanden ist: Handbücher, Protokolle, Störungsberichte, Projektunterlagen, E-Mails, Notizen. Statt in Ordnern zu suchen, stellen Mitarbeiter:innen eine Frage in normaler Sprache und bekommen eine Antwort, inklusive Hinweis, aus welchem Dokument sie stammt.
Der Unterschied zum klassischen Wiki: Niemand muss sich merken, wo etwas abgelegt ist oder wie es heißt. Die KI findet es.
Wo sich das besonders lohnt
Technik und Service: Störungsfälle, Fehlercodes, Wartungsabläufe
Vertrieb und Angebot: Kalkulationsregeln, Sonderfälle, frühere Angebote
Verwaltung: interne Richtlinien, Abläufe, Vorlagen
Einarbeitung: neue Mitarbeiter:innen und Lehrlinge finden Antworten, ohne ständig nachfragen zu müssen
Beispiel aus der Praxis: Störungsfälle im Werkzeugbau
In einem Werkzeugbau-Unternehmen haben wir mit dem Team die Dokumentation von Störungsfällen mit einer KI-Wissensdatenbank verbunden. Tritt heute eine Störung auf, fragt der Mitarbeiter an der Maschine, ob es den Fall schon einmal gab und was damals geholfen hat. Statt lange zu suchen oder auf den einen Experten zu warten, liegt die Lösung oft in wenigen Minuten vor. Das spart dem Unternehmen regelmäßig Stunden.
In fünf Schritten zur eigenen Wissensdatenbank
Wissensinseln finden. Wo hängt Wissen an einzelnen Personen? Wo wird am häufigsten nachgefragt?
Mit einem Bereich starten. Nicht das ganze Unternehmen auf einmal. Ein Bereich mit klarem Nutzen reicht für den Anfang.
Vorhandene Dokumente sammeln und ordnen. Perfekt muss es nicht sein. Wichtig ist, dass die Inhalte aktuell sind.
Das passende Werkzeug wählen. Wer bereits Microsoft 365 nutzt, kann mit Copilot auf Inhalte in SharePoint zugreifen. Mehr dazu im Artikel Copilot im Unternehmen. Für spezielle Anforderungen gibt es eigene Lösungen.
Pflege festlegen. Wer ergänzt neue Fälle? Eine Wissensdatenbank lebt davon, dass sie mitwächst.
Zwei Punkte, die oft vergessen werden
Zugriffsrechte und Datenschutz. Nicht jede Information ist für alle bestimmt. Personaldaten, Kundendaten oder vertrauliche Kalkulationen brauchen klare Regeln. Worauf Sie achten sollten, lesen Sie im Artikel Welche Daten dürfen in ChatGPT, Copilot und Co.?
Die Wissensträger:innen einbinden. Wer sein Wissen teilen soll, muss den Sinn sehen. Eine Wissensdatenbank ist keine Ablöse erfahrener Mitarbeitender, sondern eine Wertschätzung ihrer Erfahrung. Wie Sie Skepsis im Team auflösen, beschreibt der Artikel „Mein Team will keine KI.“
KI-Wissensdatenbank mit METASKILLS.academy aufbauen
In unseren KI-Trainings bauen Teams ihre Wissensdatenbank selbst, mit Begleitung von Trainern, die selbst KI-Lösungen entwickeln. So bleibt das Wissen im Unternehmen und Sie sind nicht von externen Dienstleistern abhängig. Für Unternehmen in Wien, Österreich und dem gesamten DACH-Raum, vor Ort oder online.