Diese Frage kommt in fast jedem Erstgespräch, das wir zu KI-Trainings führen: „Dürfen wir das überhaupt?“ Die Unsicherheit ist berechtigt. Und sie führt in vielen Unternehmen zu einem von zwei Extremen: Entweder wird KI ganz verboten, oder jede:r nutzt sie privat und unkontrolliert.
Beides ist riskant. Das Verbot bremst das Unternehmen, die Schatten-Nutzung gefährdet Daten. Der bessere Weg sind klare, einfache Spielregeln.
Hinweis: Dieser Artikel gibt eine praktische Orientierung und ersetzt keine Rechtsberatung.
Der wichtigste Unterschied: privates Konto oder Business-Version
Viele Mitarbeitende nutzen KI-Tools mit einem kostenlosen privaten Konto. Hier gelten die Bedingungen für Privatnutzer, und eingegebene Inhalte können je nach Anbieter und Einstellung zur Verbesserung der Modelle verwendet werden.
Business-Versionen wie Microsoft 365 Copilot oder die Unternehmensvarianten von ChatGPT bieten in der Regel vertragliche Zusagen zum Umgang mit Ihren Daten und einen Auftragsverarbeitungsvertrag. Prüfen Sie die Bedingungen des jeweiligen Anbieters genau, bevor Sie ein Tool für Firmendaten freigeben.
Das Ampel-Modell für den Alltag
Grün: unbedenklich
Öffentlich verfügbare Informationen
Allgemeine Texte, Ideen, Formulierungshilfen
Anonymisierte Beispiele ohne Bezug zu Personen oder Kunden
Gelb: nur in freigegebenen Unternehmens-Tools
Interne Dokumente, Abläufe, Protokolle
Projektunterlagen und Kalkulationen
E-Mails mit Geschäftsbezug
Rot: nicht eingeben, außer es gibt eine klare Freigabe und Rechtsgrundlage
Personenbezogene Daten von Kund:innen oder Mitarbeiter:innen
Gesundheitsdaten und andere besonders sensible Daten
Passwörter, Zugangsdaten, Bankdaten
Geschäftsgeheimnisse von Kunden und vertrauliche Vertragsinhalte
Achtung bei Copilot: Er sieht, was Sie sehen dürfen
Microsoft 365 Copilot greift auf die Inhalte zu, für die eine Person bereits Berechtigungen hat. Das ist gut, weil keine neuen Zugriffe entstehen. Es kann aber auch ein Risiko sein: Wenn Ordner in SharePoint oder Teams zu offen freigegeben sind, findet Copilot Inhalte, die eigentlich nicht für alle gedacht waren. Vor dem Rollout lohnt sich deshalb ein Blick auf die Freigaben. Wie Sie Copilot danach im Alltag verankern, lesen Sie im Artikel Copilot ist schon da. Warum ihn trotzdem kaum jemand nutzt.
Dasselbe gilt für eine interne KI-Wissensdatenbank: Zugriffsrechte gehören von Anfang an ins Konzept. Mehr dazu im Artikel Interne Wissensdatenbank mit KI.
Fünf Regeln für Ihre KI-Richtlinie
Freigegebene Tools festlegen. Welche KI-Werkzeuge dürfen für Firmendaten verwendet werden?
Ampel-Modell kommunizieren. Was ist grün, gelb, rot? Am besten mit Beispielen aus Ihrem Alltag.
Ergebnisse immer prüfen. KI kann sich irren. Die Verantwortung für das Ergebnis bleibt beim Menschen.
Ansprechperson benennen. Wer beantwortet Fragen, wenn jemand unsicher ist?
Schulen statt verbieten. Regeln wirken nur, wenn alle sie verstehen.
Schulung ist auch eine Frage der Pflicht
Der EU AI Act rückt die KI-Kompetenz von Mitarbeiter:innen in den Fokus. Unternehmen, die KI einsetzen, sollten nachweisen können, dass ihr Team weiß, wie man die Werkzeuge sicher und verantwortungsvoll nutzt. Eine fundierte KI-Schulung ist deshalb nicht nur sinnvoll, sondern auch eine Absicherung.
Klare Regeln haben noch einen Nebeneffekt: Sie nehmen Unsicherheit und damit einen der häufigsten Gründe für Widerstand im Team. Mehr dazu im Artikel „Mein Team will keine KI.“ Widerstand im Team auflösen.
Sicherer KI-Einsatz mit METASKILLS.academy
In unseren KI-Trainings für Unternehmen ist Datenschutz kein Pflichtkapitel am Ende, sondern von Anfang an Teil der Praxis. Ihr Team lernt, welche Daten in welches Tool dürfen, und arbeitet direkt mit den freigegebenen Werkzeugen. Für Unternehmen und öffentliche Verwaltungen in Wien, Österreich und dem DACH-Raum.